Polityka prywatności

Polityka prywatności i plików cookies sklepu 4stories

§1. Administrator danych i kontakt

  1. Administratorem danych osobowych jest Edward Waskowski, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Edward Waskowski, wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, NIP: 5252933923, adres: ul. Bonifraterska 17/624, 00-203 Warszawa, Polska, dalej „Administrator”.

  2. W sprawach dotyczących danych osobowych można skontaktować się z Administratorem:

  3. Polityka opisuje zasady przetwarzania danych w związku z korzystaniem ze sklepu https://www.4stories.com.pl, składaniem i realizacją zamówień, personalizacją produktów, prowadzeniem korespondencji oraz korzystaniem z dostępnych usług i funkcji Sklepu.

  4. Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, zwanym „RODO”, oraz właściwymi przepisami prawa polskiego.

§2. Zakres i źródła danych

  1. W zależności od sposobu korzystania ze Sklepu przetwarzamy:

    • dane identyfikacyjne i kontaktowe, w szczególności imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz adres dostawy;

    • dane do rozliczeń, w tym dane firmy i NIP, jeżeli są potrzebne do wystawienia dokumentu sprzedaży;

    • informacje dotyczące zamówienia, zakupionych produktów, wybranej personalizacji, płatności, dostawy, zwrotów i reklamacji;

    • zdjęcia, grafiki, napisy, imiona, daty i inne materiały przekazane w celu personalizacji;

    • dane związane z kontem Klienta, jeżeli korzystasz z tej funkcji;

    • treść korespondencji, zgłoszeń i dobrowolnie przekazanych opinii;

    • informacje o udzielonych zgodach, ich wycofaniu i ustawieniach prywatności;

    • dane techniczne, w szczególności adres IP, informacje o przeglądarce, urządzeniu i zdarzeniach związanych z korzystaniem ze Sklepu.

  2. Dane otrzymujemy przede wszystkim bezpośrednio od Ciebie. Informacje o statusie płatności i doręczenia możemy otrzymywać również od podmiotów obsługujących płatności oraz dostawę zamówienia.

  3. Jeżeli zamawiasz produkt dla innej osoby, możemy otrzymać od Ciebie jej dane potrzebne do dostawy lub personalizacji. W takim przypadku źródłem tych danych jest osoba składająca zamówienie.

  4. Prosimy o przekazywanie wyłącznie danych i materiałów potrzebnych do realizacji zamówienia lub obsługi konkretnej sprawy.

§3. Cele i podstawy przetwarzania

  1. Przyjęcie i realizacja zamówienia. Dane przetwarzamy w celu zawarcia i wykonania umowy, w tym obsługi płatności, przygotowania produktu, dostawy i kontaktu dotyczącego zamówienia. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

  2. Personalizacja produktów. Zdjęcia, grafiki, napisy i pozostałe materiały przetwarzamy w celu wykonania zamówionej personalizacji. W odniesieniu do danych Klienta podstawą jest wykonanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

  3. Dane innych osób przekazane przez Klienta. Dane odbiorcy przesyłki oraz zwykłe dane osobowe innych osób zawarte w materiałach do personalizacji przetwarzamy, w zakresie niezbędnym i dopuszczalnym prawem, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Uzasadnionym interesem jest realizacja zamówienia złożonego na rzecz lub z wykorzystaniem materiałów dotyczących tych osób, z uwzględnieniem ich praw i uzasadnionych oczekiwań.

  4. Konto Klienta. Dane potrzebne do prowadzenia konta przetwarzamy w celu wykonania umowy o świadczenie tej usługi — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

  5. Kontakt i korespondencja. Jeżeli kontakt dotyczy zawarcia lub wykonania umowy, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. W pozostałych sprawach podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a uzasadnionym interesem — udzielenie odpowiedzi i obsługa korespondencji.

  6. Rozliczenia i obowiązki prawne. Dane przetwarzamy w celu prowadzenia dokumentacji podatkowej i księgowej oraz wykonania innych obowiązków wynikających z prawa — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

  7. Zwroty, reklamacje i roszczenia. Dane przetwarzamy w celu wykonania obowiązków związanych z umową i przepisami prawa, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO. W zakresie ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

  8. Newsletter i marketing elektroniczny. Jeżeli zapisujesz się na komunikację marketingową, dane wykorzystujemy na podstawie udzielonej zgody — art. 6 ust. 1 lit. a RODO — oraz z zachowaniem wymagań dotyczących przesyłania informacji handlowych. Zapis nie jest warunkiem dokonania zakupu.

  9. Analityka i reklama oparta na aktywności w Sklepie. W zakresie wymagającym zgody dane przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zasady korzystania z plików cookies i podobnych technologii opisano w §8.

  10. Bezpieczeństwo. Dane techniczne i informacje o zdarzeniach przetwarzamy w zakresie niezbędnym do zapewnienia bezpieczeństwa Sklepu, wykrywania nadużyć i usuwania usterek, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

  11. Obsługa zgód i żądań dotyczących danych. Dane przetwarzamy w celu wykonania obowiązków wynikających z RODO oraz wykazania prawidłowości działań Administratora, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, a w zakresie obrony przed roszczeniami — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

§4. Zdjęcia i materiały do personalizacji

  1. Przekazane zdjęcia i materiały wykorzystujemy do przygotowania i wykonania zamówionego produktu oraz obsługi spraw związanych z jego realizacją.

  2. Przygotowanie materiału może obejmować czynności niezbędne do wykonania personalizacji, w szczególności kadrowanie, zmianę rozmiaru, dostosowanie kontrastu i przygotowanie pliku do grawerowania lub wydruku.

  3. Fotografie przesłane do personalizacji usuwamy po upływie 90 dni od daty złożenia zamówienia. Termin ten dotyczy fotografii przechowywanych w związku z zamówieniem oraz ich roboczych wersji przygotowanych do wykonania produktu.

  4. Usunięcie fotografii nie oznacza usunięcia całej dokumentacji zamówienia. Dane transakcyjne, dokumenty rozliczeniowe i korespondencję przechowujemy według zasad określonych w §5.

  5. Po usunięciu fotografii ponowne wykonanie produktu lub ocena sprawy wymagająca dostępu do zdjęcia może wymagać jego ponownego przesłania. Nie ogranicza to ustawowych uprawnień reklamacyjnych.

  6. Przesłanie fotografii do wykonania zamówienia nie jest zgodą na jej publikację w mediach społecznościowych, reklamach ani portfolio Sklepu. Takie wykorzystanie wymaga odrębnej podstawy prawnej oraz stosownych uprawnień.

  7. Jeżeli przekazujesz materiały przedstawiające inne osoby, zadbaj o prawo do wykorzystania ich w celu wykonania zamówienia oraz przekaż tym osobom informacje zawarte w tej Polityce, stosownie do okoliczności. Nie zwalnia to Administratora z obowiązków wynikających z RODO.

  8. Prosimy, aby nie przesyłać materiałów zawierających dane szczególnych kategorii, np. informacje o zdrowiu, jeżeli nie są niezbędne do realizacji zamówienia. Przetwarzanie takich danych wymaga odrębnej oceny podstawy prawnej. Sam fakt umieszczenia danych w pliku nie zastępuje wymaganej prawem podstawy ich przetwarzania.

§5. Okres przechowywania danych

  1. Dane przechowujemy przez okres potrzebny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązków prawnych i terminów przedawnienia roszczeń.

  2. Stosujemy następujące zasady:

    • fotografie do personalizacji — przez 90 dni od daty złożenia zamówienia, zgodnie z §4;

    • dane potrzebne do realizacji zamówienia — przez czas wykonania umowy, a następnie w zakresie wymaganym przepisami lub niezbędnym do obsługi roszczeń;

    • dokumentację podatkową i księgową — przez okres wymagany właściwymi przepisami, co do zasady 5 lat, liczonych zgodnie z zasadami dotyczącymi danego rodzaju dokumentacji;

    • dane konta Klienta — przez okres prowadzenia konta, a po jego zamknięciu wyłącznie w zakresie uzasadnionym inną podstawą prawną;

    • dane wykorzystywane do newslettera — do wycofania zgody lub zakończenia danej komunikacji marketingowej;

    • korespondencję, dokumentację zwrotów i reklamacji — przez czas obsługi sprawy, a następnie do upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń, jeżeli zachowanie dokumentacji jest niezbędne;

    • dane techniczne związane z bezpieczeństwem — przez okres niezbędny do wykrycia, wyjaśnienia i udokumentowania zdarzeń;

    • dane związane ze zgodami — przez czas korzystania ze zgody, a następnie w ograniczonym zakresie niezbędnym do wykazania jej udzielenia i wycofania.

  3. Terminy przechowywania danych na potrzeby roszczeń zależą od ich rodzaju. Nie oznacza to przechowywania wszystkich danych przez najdłuższy możliwy termin. Zachowujemy wyłącznie dane niezbędne do danego celu.

  4. Wycofanie zgody marketingowej nie wymaga usunięcia danych, które musimy zachować np. w dokumentacji sprzedaży. Możemy również zachować minimalną informację o rezygnacji, aby respektować Twój wybór i nie kierować dalszej komunikacji marketingowej.

§6. Odbiorcy danych i platforma Shopify

  1. Sklep działa na platformie Shopify. Dane potrzebne do funkcjonowania Sklepu i obsługi zakupów są przetwarzane z wykorzystaniem infrastruktury i usług Shopify.

  2. W zakresie świadczenia usług na rzecz Sklepu Shopify przetwarza dane na zasadach określonych w umowie powierzenia. Przy korzystaniu z określonych usług własnych Shopify, np. Shop lub Shop Pay, Shopify może działać jako odrębny administrator. Zasady te opisuje Polityka prywatności Shopify.

  3. W zakresie niezbędnym do odpowiedniego celu odbiorcami danych mogą być:

    • dostawcy hostingu, infrastruktury informatycznej i oprogramowania sklepowego;

    • dostawcy aplikacji obsługujących przesyłanie plików, personalizację i zamówienia;

    • operatorzy płatności i instytucje uczestniczące w rozliczeniu transakcji;

    • przewoźnicy, operatorzy punktów odbioru i usług nadawania przesyłek;

    • dostawcy poczty elektronicznej, komunikacji z Klientami i newslettera;

    • dostawcy narzędzi analitycznych, reklamowych i obsługi opinii, w zakresie korzystania z tych funkcji i wymaganych zgód;

    • podmioty świadczące obsługę księgową, prawną, techniczną lub marketingową, jeżeli wymaga to dostępu do danych;

    • uprawnione organy publiczne, gdy udostępnienie wynika z przepisów prawa.

  4. Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie działają na podstawie odpowiednich umów i w zakresie powierzonych zadań. Inne podmioty, w szczególności niektórzy operatorzy płatności i przewoźnicy, mogą przetwarzać dane jako odrębni administratorzy.

  5. Dostęp do danych mają także upoważnione osoby obsługujące zamówienia i personalizację, w zakresie potrzebnym do wykonywania ich obowiązków.

§7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

  1. Korzystanie z Shopify i usług dostawców technologicznych może wiązać się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, w szczególności do Kanady i Stanów Zjednoczonych.

  2. Przekazywanie odbywa się z wykorzystaniem właściwej podstawy przewidzianej w RODO, w szczególności:

    • decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, jeżeli obejmuje danego odbiorcę i dane przetwarzanie;

    • standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, jeżeli są potrzebne;

    • zatwierdzonych wiążących reguł korporacyjnych, jeżeli znajdują zastosowanie.

  3. Informacje o zasadach transferów Shopify znajdują się w umowie powierzenia przetwarzania danych Shopify.

  4. Aby uzyskać informacje o zabezpieczeniach dotyczących konkretnego przekazania danych lub kopię odpowiednich zabezpieczeń, można skontaktować się z Administratorem. Udostępnienie następuje z uwzględnieniem praw innych osób i ochrony informacji poufnych.

§8. Pliki cookies i podobne technologie

  1. Sklep korzysta z plików cookies i podobnych technologii, które umożliwiają zapisanie informacji w urządzeniu użytkownika lub uzyskanie dostępu do informacji już w nim zapisanych.

  2. Technologie te mogą służyć:

    • zapewnieniu działania koszyka, procesu zakupowego, logowania i zabezpieczeń;

    • zapamiętywaniu wybranych ustawień;

    • analizowaniu ruchu i sposobu korzystania ze Sklepu;

    • mierzeniu skuteczności reklam i dopasowywaniu komunikacji marketingowej.

  3. Technologie niezbędne do transmisji komunikatu lub dostarczenia usługi wyraźnie żądanej przez użytkownika nie wymagają zgody w zakresie przewidzianym prawem. Pozostałe technologie, w szczególności analityczne i reklamowe, wymagają uprzedniej zgody.

  4. Zgoda jest dobrowolna. Samo wejście na stronę, dalsze przeglądanie Sklepu, złożenie zamówienia lub akceptacja Regulaminu nie oznaczają zgody na analityczne lub reklamowe pliki cookies.

  5. Wybór dotyczący nieobowiązkowych technologii powinien być dokonywany za pomocą mechanizmu zarządzania zgodami udostępnionego w Sklepie. Użytkownik może odmówić zgody lub ją wycofać bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

  6. Odmowa zgody na analitykę lub reklamę nie wyklucza możliwości dokonania zakupu. Zablokowanie technologii niezbędnych do funkcjonowania Sklepu może natomiast uniemożliwić korzystanie z niektórych funkcji.

  7. Cookies mogą być sesyjne, czyli związane z daną sesją przeglądarki, albo trwałe, przechowywane przez określony czas lub do usunięcia. Informacja przedstawiana przy wyborze zgody powinna wskazywać używane narzędzia, dostawców, cele i okresy działania poszczególnych technologii.

  8. Cookies można również usuwać lub blokować w ustawieniach przeglądarki. Samo usunięcie plików z urządzenia nie zawsze oznacza wycofanie zgody zapisanej u dostawcy ani usunięcie wcześniej przekazanych danych.

  9. Zależnie od wyrażonych zgód dostawcy narzędzi analitycznych i reklamowych mogą otrzymywać informacje o urządzeniu, odwiedzanych stronach, oglądanych produktach i zdarzeniach zakupowych. Do ich własnego przetwarzania danych mogą mieć zastosowanie odrębne polityki prywatności.

§9. Marketing i profilowanie

  1. Newsletter i inne wiadomości marketingowe przesyłamy na podstawie wymaganej zgody. Można z nich zrezygnować za pomocą linku rezygnacji w wiadomości lub przez kontakt z Administratorem.

  2. Wiadomości dotyczące realizacji zamówienia, płatności, dostawy, zwrotu lub reklamacji służą obsłudze umowy i mogą być wysyłane niezależnie od zgody na newsletter.

  3. Jeżeli korzystasz z funkcji personalizacji marketingowej i wyrazisz wymagane zgody, informacje o aktywności w Sklepie mogą służyć dopasowaniu treści oraz reklam do przewidywanych zainteresowań. Może to obejmować przypisanie do grupy odbiorców zainteresowanych określonym rodzajem produktów.

  4. Taka personalizacja wpływa na dobór wyświetlanych treści lub reklam. Nie jest równoznaczna z podejmowaniem wobec Ciebie decyzji wywołującej skutki prawne lub podobnie istotnie na Ciebie wpływającej w rozumieniu art. 22 RODO. Jeżeli określona usługa wymaga takiego zautomatyzowanego podejmowania decyzji, wymagane informacje o niej przekazuje się odrębnie przed rozpoczęciem odpowiedniego przetwarzania.

  5. W przypadku sprzeciwu wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego zaprzestajemy przetwarzania w tym celu, również w zakresie związanego z nim profilowania.

§10. Twoje prawa

  1. Na zasadach określonych w RODO przysługują Ci:

    • prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii;

    • prawo sprostowania nieprawidłowych danych i uzupełnienia niekompletnych danych;

    • prawo usunięcia danych, gdy zachodzą ustawowe przesłanki;

    • prawo ograniczenia przetwarzania;

    • prawo przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy;

    • prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie Administratora, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją;

    • prawo sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego;

    • prawo wycofania zgody w dowolnym momencie.

  2. Poszczególne prawa nie mają charakteru bezwzględnego. Przykładowo obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej lub konieczność obrony roszczeń może uzasadniać dalsze przechowywanie określonych danych mimo żądania ich usunięcia.

  3. Żądania można kierować na sklep@4stories.com.pl lub adres Administratora. Jeżeli wystąpią uzasadnione wątpliwości dotyczące tożsamości osoby składającej żądanie, możemy poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do jej potwierdzenia.

  4. Odpowiedzi udzielamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. W przypadkach przewidzianych w RODO termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące; o przedłużeniu i jego przyczynach informujemy w ciągu pierwszego miesiąca.

  5. Jeżeli uważasz, że przetwarzanie narusza przepisy, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje są dostępne na stronie https://uodo.gov.pl.

§11. Dobrowolność podania danych

  1. Podanie danych jest dobrowolne, lecz dane niezbędne do zawarcia i wykonania umowy są warunkiem przyjęcia i realizacji zamówienia. Brak danych do dostawy lub materiałów koniecznych do personalizacji może uniemożliwić wykonanie zamówienia.

  2. Dane wymagane przez przepisy podatkowe i księgowe należy podać w zakresie wynikającym z tych przepisów.

  3. Dane do newslettera, zgody marketingowe oraz zgody na nieobowiązkowe technologie analityczne i reklamowe nie są wymagane do dokonania zakupu.

§12. Zmiany Polityki

  1. Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianami prawa, sposobu działania Sklepu lub wykorzystywanych usług. Aktualna treść jest udostępniana na stronie Sklepu.

  2. Zmiana Polityki nie zastępuje zgody, jeżeli jest ona wymagana, ani nie uprawnia do wykorzystania danych w nowym celu bez odpowiedniej podstawy prawnej i wykonania obowiązków informacyjnych.